Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Identificación del responsable y encargado del Tratamiento

CHARLOTTE MEIERS LTDA, dentro del desarrollo de su objeto social cumple con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 para ser considerado como responsable de tratamiento, condición aplicable a toda persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.

Ante la necesidad de asegurar una adecuada eficiencia y gestión institucional, en ejercicio de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015, Charlotte Meiers Ltda establece la presente política de tratamiento de datos personales, buscando garantizar la protección de los derechos fundamentales en su tratamiento.

2. Definiciones

Para el desarrollo de la presente política se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el capítulo 25 del decreto 1074 de 2015:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el responsable del tratamiento que se pone a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Principios del tratamiento

• Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima informada al titular.
• Principio de libertad: El tratamiento solo podrá ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Principio de transparencia: Se garantiza al titular el derecho a obtener información sobre los datos que le conciernan en cualquier momento.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales no estarán disponibles en Internet salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
• Principio de seguridad: La información se manejará con medidas técnicas, humanas y administrativas que garanticen su seguridad.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento garantizarán la reserva de la información.

4. Naturaleza de los registros

En desarrollo de sus competencias, Charlotte Meiers recolecta información a través de todos sus canales de atención (escrito, presencial, telefónico y virtual), garantizando la atención conforme a la demanda. Así mismo recolecta información de proveedores y contratistas.

5. Deberes de Charlotte Meiers Ltda

Los datos personales son de propiedad de las personas a las que se refieren. Charlotte Meiers solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades establecidas en la Ley 1581 de 2012. En cumplimiento del artículo 17, se compromete a:

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos previstos.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida o acceso no autorizado.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

6. Persona o área responsable

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales deberá enviarse a:

7. Canales de captura de la información

• Escrito: Recolección física y presencial a través de formatos.
• Telefónico: Recolección de datos de manera audible.
• Virtual: A través de la página web, chat oficial y cuentas oficiales en redes sociales, bajo aceptación de términos y condiciones.

8. Grupos de interés

• Consumidor: Persona natural que adquiere, utiliza o potencialmente adquiriría los productos de la compañía.
• Socios comerciales: Personas naturales o jurídicas con relación comercial para el desarrollo del objeto social.
• Empleado o exempleado: Persona natural con la cual la compañía tiene o tuvo relación laboral.
• Proveedores: Personas naturales o jurídicas con relación jurídico-comercial con Charlotte Meiers.
• Otros públicos: Personas naturales con las cuales la compañía establece o puede llegar a establecer contacto.

9. Procedimientos de acceso, consulta y reclamo

Acceso

Se garantiza al titular el derecho a conocer la existencia del tratamiento de sus datos, acceder a ellos y conocer las circunstancias del tratamiento.

Consulta

Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, los titulares podrán consultar su información personal. Las consultas serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles. Si no es posible atenderla en ese plazo, se informará al interesado los motivos y la fecha en que se atenderá (máximo 5 días hábiles adicionales).

Reclamo

Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, cuando el titular considere que la información debe ser corregida, actualizada o suprimida, podrá presentar un reclamo. El término máximo para atenderlo será de 15 días hábiles desde su recibo.

La solicitud debe contener:

• Nombre, domicilio y medio de respuesta del titular o representante.
• Documentos que acrediten la identidad o representación.
• Descripción clara de los datos personales y los hechos del reclamo.
• Documentos que se deseen hacer valer.

10. Revocatoria de la autorización

Los titulares podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha revocatoria. Charlotte Meiers confirmará haber recibido la solicitud e informará si puede ser objetada.

La solicitud de revocatoria puede ser total (todas las finalidades) o parcial (algunas finalidades), lo cual deberá expresarse claramente.

11. Medidas de seguridad de la información

En desarrollo del principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012, Charlotte Meiers implementa las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los registros contra adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La empresa desarrollará un Manual de Políticas de Seguridad de la Información con controles para funcionarios y terceros con los que establezca relaciones contractuales.

12. Transferencia de la información a terceros países

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección. De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales cuando:

• El titular haya otorgado su autorización previa, expresa e inequívoca.
• La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el titular y Charlotte Meiers.
• Se trate de transferencias bancarias conforme a la legislación aplicable.
• Sean transferencias legalmente exigidas para salvaguardar un interés público.

13. Vigencia

Las presentes políticas están vigentes a partir del 27 de octubre de 2016. La empresa se reserva el derecho a modificarlas con las limitaciones previstas en la ley.

Las bases de datos se mantendrán mientras Charlotte Meiers desarrolle su objeto social y sea necesario para cumplir obligaciones legales. Los datos podrán ser eliminados a solicitud del titular, siempre que no contradiga una obligación legal o contractual.

La presente política se divulga a través de www.charlottemeiers.com.co.